Conditions générales d'utilisation et politique de confidentialité

1. Acceptation des conditions

En accédant et en utilisant les services ZENKAI (sites zenkai.nc et leia.nc), dont LEIA, assistant conversationnel, vous acceptez d'être lié par les présentes conditions générales d'utilisation et notre politique de confidentialité.

Si vous n'acceptez pas ces conditions, veuillez ne pas utiliser nos services. L'inscription implique l'acceptation expresse et sans réserve de l'intégralité de ces conditions.

2. Description des services

2.1 ZENKAI

ZENKAI est une entreprise de conseil, de formation et de solutions, spécialisée dans l'accompagnement des TPE et PME de Nouvelle-Calédonie dans leur management appuyé sur l'intelligence artificielle.

2.2 LEIA

LEIA est un assistant d'information juridique fondé sur l'intelligence artificielle, spécialisé dans le droit du travail et la gestion RH en Nouvelle-Calédonie.

3. Utilisation des services

3.1 Vos engagements

• Utiliser les services ZENKAI et LEIA uniquement à des fins légales et conformes aux présentes conditions.
• Fournir des informations exactes et à jour lors de votre inscription.
• Préserver la confidentialité de vos identifiants de connexion.
• Respecter les droits de propriété intellectuelle de ZENKAI.
• Ne pas utiliser les services pour diffuser des informations fausses, trompeuses ou illégales.

3.2 Interdictions

• Tenter de contourner les mesures de sécurité du service.
• Utiliser des robots, scripts ou tout moyen automatisé pour accéder aux services.
• Tenter d'extraire, copier ou reproduire massivement le contenu de LEIA.
• Usurper l'identité d'une autre personne ou entité.
• Utiliser les services à des fins commerciales sans autorisation écrite préalable.
• Harceler, menacer ou nuire à d'autres utilisateurs.

3.3 Suspension et résiliation

ZENKAI se réserve le droit de suspendre ou de résilier immédiatement votre accès aux services en cas de violation de ces conditions, sans préavis ni indemnité.

4. Création et gestion de compte

4.1 Inscription

L'utilisation de LEIA nécessite la création d'un compte. Lors de l'inscription, vous fournissez votre prénom, votre nom, votre entreprise ou organisation, une adresse email valide et un mot de passe.

4.2 Sécurité du compte

Vous êtes responsable de la confidentialité de vos identifiants et de toutes les activités effectuées sous votre compte. Prévenez immédiatement ZENKAI de toute utilisation non autorisée.

4.3 Suppression de compte

Vous pouvez demander la suppression de votre compte à tout moment en écrivant à contact@zenkai.nc. Elle entraîne la suppression de vos données personnelles selon les durées indiquées à la section 6.5.

5. Protection des données personnelles

ZENKAI s'engage à protéger vos données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la législation applicable en Nouvelle-Calédonie.

5.1 Responsable du traitement

Baptiste FAURE, ZENKAI. Email : contact@zenkai.nc. RIDET : 1 231 083.002.

5.2 Données collectées

Données d'inscription : prénom, nom, entreprise ou organisation, adresse email, identifiant utilisateur unique (UUID) généré automatiquement, date de création du compte, date de dernière connexion, date de fin d'essai, statut d'abonnement, ainsi que la version des présentes conditions acceptée et la date de chaque acceptation. Ces données sont conservées pendant toute la durée d'activation de votre compte, puis supprimées dans les 7 jours suivant la résiliation effective.

Vos mots de passe ne sont jamais accessibles par ZENKAI. Ils sont hachés de façon irréversible (bcrypt avec sel unique) par notre prestataire d'authentification.

Conversations avec LEIA : contenu de vos messages et des réponses, documents PDF joints, date et heure des échanges, identifiants de conversation et de session. Vos conversations sont associées à votre adresse email (elles ne sont pas anonymes). Voir la section 6.

Données de navigation : lors de votre visite sur zenkai.nc ou leia.nc, nos hébergeurs enregistrent l'adresse IP (conservée 30 jours), le type et la version du navigateur, le système d'exploitation, les pages consultées et l'horodatage.

Nous ne collectons pas : numéro de téléphone, adresse postale, informations bancaires, géolocalisation précise, données biométriques, historique de navigation hors de nos sites, cookies publicitaires ou de suivi comportemental.

5.3 Finalités

• Fourniture du service : accès à votre compte et aux fonctionnalités.
• Amélioration du service : analyser l'utilisation pour améliorer LEIA.
• Communication : vous informer de la fin de votre essai et des mises à jour.
• Sécurité : prévenir les fraudes et protéger les systèmes.
• Obligations légales.

5.4 Base légale

Consentement (acceptation des présentes conditions, redemandée à chaque connexion), exécution du contrat, intérêt légitime (amélioration et sécurité du service) et obligation légale.

5.5 Destinataires des données

Responsable de traitement : Baptiste FAURE, gérant de ZENKAI, a accès aux emails, aux conversations LEIA et aux statistiques d'utilisation, jamais aux mots de passe, pour l'amélioration du service et le support.

Prestataires techniques (sous-traitants), tous liés par un accord de traitement des données conforme au RGPD :

• Authentification, profils et sessions : Supabase, opéré via Lovable. Suisse (Zurich). Email, nom, organisation, UUID, statut d'abonnement. Transfert couvert par la décision d'adéquation de la Commission européenne pour la Suisse (réaffirmée le 15 janvier 2024).
• Moteur d'automatisation LEIA : serveur privé dédié chez Hetzner. Nuremberg, Allemagne (Union européenne). Orchestration et contenu des conversations.
• Base de connaissance vectorielle : Qdrant Cloud. États-Unis. Corpus juridique et recherche de similarité sur vos requêtes, sans conservation. Clauses contractuelles types.
• Génération des réponses : Anthropic (API Claude, conditions commerciales). États-Unis. Aucune utilisation pour l'entraînement de modèles. Accord de traitement avec clauses contractuelles types.
• Vectorisation des requêtes : OpenAI (API). États-Unis. Aucune utilisation pour l'entraînement de modèles.
• Emails transactionnels : Brevo. Union européenne. Email et nom, pour les emails d'inscription et de fin d'essai.
• Hébergement des sites et DNS : Netlify (hébergement), Cloudflare (DNS). Réseau mondial. Journaux de connexion et adresses IP. Netlify : DPA intégré à ses conditions générales, avec clauses contractuelles types. Cloudflare : DPA avec clauses contractuelles types et adhésion au Data Privacy Framework UE-États-Unis.

Autorités légales : uniquement sur réquisition judiciaire ou demande légale impérative. Nous informons l'utilisateur concerné, sauf interdiction légale.

Aucun tiers commercial : nous ne vendons, ne louons et ne partageons jamais vos données avec des régies publicitaires, des courtiers en données, des partenaires marketing ou des réseaux sociaux.

5.6 Transferts de données

Vos données sont traitées par des prestataires situés dans l'Union européenne, en Suisse et aux États-Unis. Chaque transfert hors de l'Union européenne est encadré par une décision d'adéquation ou par un accord de traitement intégrant des clauses contractuelles types.

5.7 Sécurité des données

• Chiffrement HTTPS/TLS de toutes les communications.
• Hachage irréversible des mots de passe.
• Serveur privé dédié, non mutualisé au niveau applicatif.
• Purge automatique des conversations après 7 jours.
• Accès restreint aux données, selon le principe du moindre privilège.

5.8 Clients professionnels agissant en qualité de responsable du traitement

Lorsqu'un client professionnel souscrit LEIA pour ses collaborateurs, il agit en qualité de responsable du traitement, et ZENKAI en qualité de sous-traitant. Conformément à l'article 28 du RGPD :

• ZENKAI traite les données uniquement sur instruction documentée du client.
• Les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à une obligation de confidentialité.
• Le client autorise le recours aux sous-traitants ultérieurs listés en 5.5 ; ZENKAI l'informe de tout changement, avec un droit d'opposition de 15 jours pour motif légitime.
• ZENKAI notifie au client toute violation de données le concernant dans un délai de 48 heures.
• ZENKAI assiste le client pour répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées.
• Au terme du contrat, ZENKAI supprime ou restitue, au choix du client, l'ensemble des données concernées.
• ZENKAI permet la réalisation d'audits raisonnables, moyennant un préavis approprié.

Un document contractuel autonome (DPA) reprenant ces dispositions est disponible sur demande à contact@zenkai.nc.

6. Conversations avec LEIA

6.1 Information préalable

6.2 Données enregistrées

Vos questions, les réponses de LEIA, le contenu textuel des PDF joints, la date et l'heure de chaque message, l'identifiant de conversation et le canal (webchat). Les informations personnelles que vous mentionnez volontairement dans vos questions sont également enregistrées.

6.3 Finalités

Améliorer LEIA (questions fréquentes, lacunes de la base), assurer le support technique, détecter les usages abusifs.

6.4 Accès à vos conversations

Baptiste FAURE, gérant de ZENKAI, pour l'amélioration du service et le support, sous confidentialité professionnelle. Accès technique : moteur d'automatisation (Hetzner, UE, purge après 7 jours), base vectorielle (Qdrant Cloud, en transit, sans conservation), modèles de langage (Anthropic, OpenAI, traitement en temps réel, sans entraînement). Aucun accès pour les autres utilisateurs ni pour des tiers commerciaux.

6.5 Durées de conservation

Sur nos serveurs : le contenu des conversations est purgé automatiquement après 7 jours (168 heures). Vous pouvez demander une suppression anticipée, traitée sous 48 heures, à contact@zenkai.nc.

Dans votre navigateur : l'historique de vos 30 dernières conversations est conservé dans le stockage local du navigateur de votre appareil, lié à votre identifiant, sans limite de durée. Vous pouvez l'effacer à tout moment depuis LEIA ou en vidant les données de site de votre navigateur. Pensez-y sur un poste partagé.

6.6 Base légale

Votre consentement explicite (article 6.1.a du RGPD), recueilli et renouvelé à chaque connexion, révocable à tout moment, et l'exécution du contrat (article 6.1.b).

6.7 Vos droits sur les conversations

• Droit d'accès : copie de vos conversations encore conservées (format JSON ou TXT, sous 30 jours maximum).
• Droit de suppression : à tout moment, sous 48 heures maximum.
• Droit d'opposition : cesser d'utiliser LEIA met fin à l'enregistrement.

6.8 Recommandation d'usage

Formulez vos questions de manière générale. N'y saisissez pas, ni dans les documents joints : le nom ou tout élément identifiant un salarié ou un tiers, des données de santé, une appartenance syndicale, des opinions politiques ou religieuses, des détails nominatifs de procédures disciplinaires, des données bancaires ou financières personnelles.

Exemple à suivre : « Quel est le délai de préavis pour un licenciement en Nouvelle-Calédonie ? ». Exemple à éviter : « Je suis Jean Dupont, gérant de la Boulangerie du Centre, je veux licencier mon employé Marc Martin pour... ».

6.9 Retrait du consentement

Cessez d'utiliser LEIA : aucune nouvelle conversation n'est enregistrée et les précédentes suivent la purge de 7 jours. Ou écrivez à contact@zenkai.nc : « Je retire mon consentement et demande la suppression de mes conversations ». Suppression sous 48 heures, avec confirmation par email. Le retrait ne remet pas en cause la licéité des traitements antérieurs.

7. Cookies et stockage local

Un cookie est un petit fichier texte stocké sur votre appareil. Le stockage local est un espace du navigateur réservé à un site. Nous n'utilisons que des éléments strictement nécessaires au service, qui ne demandent pas de consentement.

• Session de connexion (leia.nc) : stockage local sb-rolungturaelkdccjdfo-auth-token, jusqu'à la déconnexion.
• Session de l'application (app.zenkai.nc) : cookie n8n-auth, 30 jours.
• Historique des conversations (app.zenkai.nc) : stockage local, voir la section 6.5.

Le site leia.nc ne charge aucun outil de mesure d'audience, aucun cookie publicitaire et aucune police ou ressource de Google. Les dispositifs propres au site zenkai.nc sont décrits sur ses mentions légales.

Bloquer le stockage local ou les cookies de ces sites empêche la connexion à LEIA.

8. Vos droits RGPD

• Accès : confirmation du traitement et copie de vos données. Email avec l'objet « Demande d'accès RGPD ». Réponse sous 30 jours maximum.
• Rectification : correction des données inexactes ou incomplètes, par email.
• Effacement : email avec l'objet « Suppression de mes données RGPD ». Sous 48 heures pour les conversations, 7 jours pour les autres données, sauf obligation légale de conservation ou exercice de droits en justice.
• Limitation du traitement dans les cas prévus par le RGPD.
• Portabilité : vos données dans un format structuré (JSON ou CSV), objet « Portabilité de mes données RGPD ».
• Opposition pour motif légitime ; l'opposition totale entraîne la suppression du compte et des données.
• Retrait du consentement à tout moment, sans effet sur les traitements antérieurs.
• Réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente : CNIL, Commission nationale de l'informatique et des libertés.

9. Limitation de responsabilité

9.1 Informations générales

LEIA fournit des informations générales sur le droit du travail et les procédures administratives de Nouvelle-Calédonie. Ses réponses ne constituent ni un conseil juridique personnalisé, ni une consultation juridique, ni une opinion juridique opposable, ni une garantie d'exactitude ou d'exhaustivité.

9.2 Absence de relation client-avocat

L'utilisation de LEIA ne crée aucune relation client-avocat avec ZENKAI ou Baptiste FAURE.

9.3 Décisions et responsabilité

ZENKAI ne peut être tenue responsable des décisions prises sur la base des informations fournies par LEIA, des erreurs, inexactitudes ou omissions de ses réponses, des dommages directs ou indirects résultant de l'utilisation du service, ni des interruptions ou dysfonctionnements techniques.

9.4 Disponibilité

ZENKAI s'efforce de maintenir le service accessible en permanence sans le garantir. Il peut être interrompu pour maintenance, mise à jour ou cas de force majeure.

9.5 Exactitude

La réglementation du travail en Nouvelle-Calédonie évolue. Les textes cités par LEIA sont des versions non officielles : seule fait foi la publication au Journal officiel de la Nouvelle-Calédonie. Il vous appartient de vérifier l'actualité des informations auprès des sources officielles.

10. Propriété intellectuelle

Les contenus de zenkai.nc, de leia.nc et de LEIA (textes, graphismes, logos, code source, bases de données, structure des sites, réponses générées hors vos questions) sont la propriété exclusive de ZENKAI ou de ses partenaires. « ZENKAI », « LEIA » et leurs logos sont des marques de ZENKAI.

ZENKAI vous accorde une licence personnelle, non exclusive, non transférable et révocable pour accéder aux services et utiliser LEIA à des fins personnelles ou professionnelles internes. Cette licence n'autorise ni la reproduction, ni la modification, ni la distribution ou l'exploitation commerciale des contenus.

Vous conservez tous les droits sur vos questions. En utilisant LEIA, vous accordez à ZENKAI une licence mondiale, gratuite et non exclusive pour les traiter et améliorer le service.

11. Modification des conditions

ZENKAI peut modifier les présentes conditions à tout moment. En cas de modification substantielle, vous êtes informé par email, lors de votre prochaine connexion ou par un bandeau sur le site. Les modifications mineures s'appliquent dès leur publication, les modifications substantielles 30 jours après notification. Si vous les refusez, vous pouvez cesser d'utiliser les services et demander la suppression de votre compte dans les 30 jours suivant la notification.

12. Droit applicable et juridiction

Les présentes conditions sont régies par le droit applicable en Nouvelle-Calédonie, subsidiairement par le droit français, et par le RGPD (règlement UE 2016/679). En cas de litige, les parties recherchent une solution amiable ; à défaut d'accord dans un délai de 30 jours, le litige est porté devant les tribunaux compétents de Nouméa.

13. Contact

Questions sur ces conditions et exercice de vos droits : contact@zenkai.nc, objet « Demande RGPD : [type de demande] ». Réponse sous 30 jours maximum, ou 48 heures pour la suppression de conversations.

Dernière mise à jour : 12 novembre 2026. Version 2.1.
ZENKAI, Baptiste FAURE, contact@zenkai.nc